Meet het PMO wel de juiste voortgang van het project?
Steeds meer bedrijven zien het nut in van een professioneel Project Management Office (PMO). De laatste jaren krijgt het steeds meer aandacht en begint de project ondersteuning een erkend “vak” te worden.
De kinderjaren zijn voorbij en we gaan nu richting het professionaliseren van de project ondersteunende afdelingen.
Wat doet een PMO?
PMO draagt zorg voor de ondersteuning van de projectorganisatie met de uitvoering van de projecten , portfolio’s of programma’s. Dit door het uitdragen, ontwikkelen en beheren van de projectprocessen, tools & templates en bijbehorende middelen. Daarnaast neemt het PMO de (PM-) rapportages voor haar rekening. Rapportages voor de project managers, maar ook voor het management. Een professioneel PMO kan zich ook bezig houden met opleiding van de projectmanagers, documentatie, auditing, toolselecties, processen, etc.
Een PMO kan ondersteunen bij de volgende werkgebieden:
- Planning
- Resourcemanagement
- Rapporteren
- Projectfinancien
- Document- en configurationmanagement
- Risico- en issuemanagement
- Communicatie
- Quality Assurance
- Kennismanagement
- Stakeholdermanagement
- Change- en scopemanagement
- Benefitmanagement
De mate van invulling van de werkgebieden is afhankelijk van de behoefte van de projectorganisatie en het niveau waarbinnen het PMO werkzaam is; strategisch, tactisch of operationeel. En in welke functie; portfolio, programma, project of centraal PMO.
Meten voortgang project
De meeste besturing van een project vindt plaats op de aspecten Tijd, Geld en Kwaliteit. Maar hoe zit het met het meten van de benefits en hoe bepaal je de houding van de diverse stakeholders. Bijvoorbeeld de medewerkers die straks met de resultaten van het project aan de slag gaan: hebben ze daar zin in? wat verwachten ze?. E=K*A, dus de mate van Acceptatie is van groot belang, volgens deze wet van Maier.
Hier ligt een uitdaging van het PMO om actiever de houding van de diverse stakeholders te bepalen. En dat kan heel simpel door het aan ze te vragen. Maar als dit er veel zijn is een vragenlijst, op papier of via Internet, een efficiënte en effectieve manier. Een bewezen aanpak is via de SuccesGPS. Bekijk bijvoorbeeld dit dashboard en bepaal hoe eenvoudig en doeltreffend dit bijdraagt aan een succesvol project.
